O alternativă pentru Google Workspace / G Suite legacy free edition

Începând cu iulie 2022, Google va elimina gratuitatea conturilor G Suite, adică a acelor conturi vechi gratuite ale serviciului ce acum se numește Google Workspace. În urmă cu vreo 12 ani, Google a lansat pentru a promova Gmail și Drive niște conturi speciale branded, care ofereau 10 de conturi gratuite, personalizate cu propriul domeniu.

Și în felul ăsta companiile au putut folosi instrumentele Google într-un mod gratuit. În limita a 10 conturi cu spațiu de stocare destul de generos, în jurul a 15 GB. Însă totul personalizat cu domeniul de internet al companiei.

Personal, intuiesc că în România sunt cel puțin câteva sute de companii mici-medii care folosesc acest pachet G Suite legacy free edition.

Și este cumva de înțeles, stabilitatea oferită de Gmail, utilitatea instrumentelor office ale Google Drive / Docs sunt de invidiat.

Principalul competitor, cumva mai corporatist și foarte atent la zona de licențiere a produselor și instrumentelor office, legendarul Microsoft, cu ale sale Word, Power Point, printre care și Outlook, a fost cumva bătut în piață de Google prin ale sale produse în ultimii ani într-un mod ce era greu de imaginat acum 10 – 20 de ani. Dacă nu mă înșel, suita 365 de la Microsoft a fost o direcție de dezvoltare născut strict din competiția cu Google Drive / Docs, competiție pe care cred că a pierdut-o.

Nu știu cifrele exacte, dar sistemul freemium de la Google a funcționat.

Prioritatea zero – ușurința cu care este administrată infrastructura IT firmei

Cu siguranță, atât Google cât și Microsoft sunt lideri în termeni de suite de business / office – documente de business – word, prezentări, tabele, email, file share, collaboration.

Nu există în momentul de față vreun competitor în mediul digital care să se ridice la capabilitățile și performanțele din toate punctele de vedere ale acestor suite dedicate mediului de business.

Iar aici intră și performanțele în termeni de ușurință în managementul infrastructurii de către un sys admin sau administrator al infrastructurii IT a firmei / start-up-ului.

Iar partea proastă este că în cazul în care se dorește despărțirea de Google Free edition, efortul imens va fi în jurul administrării documentelor pe o platformă, a prezentărilor pe o altă platformă, a email-ului pe o altă platformă.

E timpul să spui adio suitelor office free

Așa cum și sloganul Facebook vorbea de always free, așa și Google, fără să anunțe, a profitat de acest concept pentru a atrage în realitate clienți și pentru a populariza suita proprie, pentru a dobândi know-how, etc.

Atenție, când spui adio suitelor free mă refer la acele suite care sunt oferite în regim always free, care întotdeauna vor căuta modalitatea de a profita într-un fel sau altul.

Adică, dacă până acum ai fost la Google free suite edition, să migrezi acum la o altă soluție de același tip de tip always free consider că ar fi o greșeală. O alternativă?

Suita office Nextcloud

Este o suită de tip open source ce are la bază conceptul de descentralizare și deținere a datelor de către companie, nu de către giganții IT precum Google, Microsoft, etc. Are versiune de tip soft as service (minim 100 useri), însă are și versiunea care îți permite să rulezi pe infrastructura proprie.

Vezi demo aici

Este cel mai important proiect de acest gen, din zona de descentralizare a infrastructurii și de ownership al datelor companiei. Este dezvoltat în Germania, iar printre clienții cei mai importanți sunt bănci, instituții, guverne.

Este o suită office foarte versatilă, care are module și componente ce pot fi instalate și dezinstalate. Și în acest fel asigură toată gama de instrumente esențiale pentru un start-up, companie, etc.

sursa https://try.nextcloud.com/
  • documente – gen Word
  • Tabele – gen Excel
  • Prezentări – gen Powerpoint
  • Email branded / personalizat
  • Chat / conferințe / grupuri de lucru / discuții
  • Și multe, multe altele oferite prin plug-in-uri ce pot fi instalate și dezinstalate, dar și dezvoltate în regim propriu, în sensul de autentice ERP-uri, CRM-uri, etc
Screenshot
sursa https://apps.nextcloud.com/apps/mail

De asemenea, din anumite puncte de vedere al funcționalităților, această alternativă chiar oferă mult mai mult decât oferă giganții IT Google și Microsoft în suitele lor office.

Alternativa perfectă pentru suita office free

Însă vine cu costuri.

  • Pe de-o parte costuri de know-how în termeni de operare și administrare ale platformei.
  • Iar pe de alta, în termeni de hosting propriu al platformei

Dacă din punctul de vedere al hostingului, nu reprezintă chiar un cost important, pentru că un TB de stocare web este ca și cost undeva la 30-50 EURO, depinde de provider.

Însă costul cel mai important este cel dat de operarea platformei și de mentenanță, securitate, etc. Pentru că o defecțiune în sistemul office al companiei înseamnă pierderi considerabile. Dacă în cazul suitelor Google și Microsoft, există armate de ingineri, în cazul acestei soluții trebuie să implementezi o soluție soft care are și ea la rândul ei armate de ingineri, însă implementarea ta poate fi diferită.

Costurile suitei office NextCloud

Să zicem că ai o echipă de 10 persoane, care au nevoie de e-mail, word, chat / conferințe, tabele / excel, share fișiere. Și fiecare utilizator are nevoie de 50 GB de stocare. Ar însemna un necesar de stocare de 500 GB.

Ceea ce se traduce undeva la 50-100 EURO maxim lunar.

Dacă deja firma ta are un pachet de hosting, poți spune că ai suită office în mod gratuit. Dar există și furnizori care să gestioneze toată această infrastructură.

Costurile suitei Google Workspace

Dacă ai aceeași echipă de 10 persoane și ai nevoie de același instrumente de tip office, costurile se ridică undeva la aproximativ 100 EURO lunar. Pentru că suita Google are o limită la pachetele business starter de 30 GB per user la aproximativ 5 euro per user.

Costurile suitei Microsoft Office

Dacă decizi să te duci la Microsoft, costul lunar pentru o echipă de 10 persoane care are acces la aceleași instrumente de tip office, este de 50 USD, iar la 100 USD suita Office Microsoft oferă și versiunile de desktop ale legendarelor aplicații ale suitei Office.

Probleme, dileme, dificultăți și riscuri suită office

Riscul principal este cel legat de stabilitate, urmat de securitate. Dacă Google și Microsoft sunt experți, în regim NextCloud te poți baza pe o soluție dezvoltată de o comunitate, dar ești pe cont propriu.

Și asta înseamnă că trebuie să ai pe cineva care se pricepe la aplicații web.

Diferențiatorii suitelor office?

Suita Microsoft Office oferă 1 TB stocare la aprox. 5 euro per user, Google oferă 30 GB stocare la 5 EURO per user per lună și 2 TB per user per lună la 10 EURO. Suita NextCloud, gestionată de tine, ține de cât de jos poți duce prețul pe hosting.

Și din acest punct de vedere este mult mai avantajos NextCloud, pentru că poți achiziționa stocare la același preț. Adică, cu 10 EURO pe lună poți avea stocare un TB.

Diferențiatorii principali sunt, cum scriam și mai sus, usabilitatea. Aici este cheia giganților IT și un KPI care, poate, într-un final să depășească cu mult cele câteva zeci de euro costuri ale infrastructurii IT.

Viteaza de lucru și uzabilitatea, familiaritatea echipei cu instrumentele Google Docs și Office Microsoft sunt poate diferențiatorii cheie.

Concluzie

E dificil să treci de la un produs gratuit, care nu te-a costat nimic atâția ani, la ceva plătit, dar fiecare proprietar de afacere (online sau offline) care are nevoie în cadrul afacerii de aceste servicii va trebuie să-și facă o analiză și să decidă:

  • de ce servicii am nevoie (email, documente, tabele, prezentări)?
  • am nevoie de colaborare (editarea documentelor de către mai mulți colegi)?
  • de cât spațiu am nevoie pentru fiecare user?
  • ce buget lunar sunt dispus să investesc?

În urma acestei analize, fiecare poate decide dacă rămâne la Google și face upgrade la un cont plătit Google Workspace sau facă migrează către soluții alternative: Microsoft 365, Nextcloud sau un shared ieftin pentru mail + soluții locale gen Libre Office pentru documente și tabele pentru a ține costurile cât mai mici.

Un răspuns

  1. Avatar Teo
    Teo

    Da. De actualitate tema. Eu sunt (pentru nevoile mele) ispitit pt solutia de la Microsoft dar ca pret o sa optez probabil pentru Zoho, ca deja l-am implementat unor clienți. Nici oferta celor de na namecheap pe mail nu e rea daca vrem doar server de mail. Nu e de neglijat tot pt mail oferta yahoo pentru verzion daca ai peste 10 adrese de mail iesi 1.2 usd/tb,

    Depinde mult de nevoi și resurse.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.