Care este rolul unui manager de livrare a email-urilor și de ce site-ul tău are nevoie de așa ceva

Ai un site profesional cu găzduire WordPress, o listă întreagă de adrese de email ale partenerilor și clienților tăi, un template perfect pentru newsletter-ele tale și suficientă încredere că după ce apeși send mesajele tale vor ajunge exact acolo unde îți dorești.

Dar ceea ce nu știe multă lume este că în cazul multor companii online orientate spre profit și cu venituri generate prin Email Marketing, există o persoană responsabilă cu livrarea acestor email-uri comerciale.

Pentru ca toate email-urile trimise să ajungă la fiecare abonat al unei liste de newsletter în parte, în cazul companiilor mari, cineva muncește pe brânci pentru ca totul să meargă bine. Iar dacă primești email-uri de la astfel de întreprinderi și nu ți-ai dat încă seama de asta, înseamnă că persoana cu această funcție face o treabă bună. 

Surprinzător sau nu, există un post special pentru cei care se asigură că email-urile ajung acolo unde trebuie, iar acesta se numește manager de livrare a email-urilor sau Email Deliverability Manager, așa cum este titlul postului respectiv în limba engleză.

Pe înțelesul tuturor, un manager de livrare a email-urilor este o persoană care se asigură că toate email-urile pleacă de la expeditor și ajung în inbox la destinatari. 

Această funcție a apărut tocmai datorită faptului că procesul de trimitere a email-urilor a devenit din ce în ce mai complex din cauza creșterii spam-ului, phishing-ului și a altor metode prin care persoane răuvoitoare folosesc email-ul pentru a înșela oamenii.

Ce poate influența modul în care se livrează un email?

Elemente ca filtrele de spam, listele negre sau adresele de email vechi pot afecta rata de livrare a email-urilor unui newsletter într-atât încât ele să nu ajungă la nicio persoană din lista companiei care le trimite, în ciuda tuturor eforturilor ei de colectare a contactelor partenerilor și clienților.

Dar pentru că un manager de livrare a email-urilor nu se poate găsi la orice colț de stradă, chiar și când vine vorba de firme cu un buget substanțial, cele mai multe companii nu au un post special pentru o astfel de persoană, ci colaborează cu partenerii lor pentru îndeplinirea serviciului.

Pe de altă parte, există și companii mari care nu au doar un singur manager de livrare a email-urilor, ci o întreagă echipă care îndeplinește acest scop, compusă din ingineri, personal de suport și terțe persoane cu diferite funcții, care se asigură că totul decurge conform planului.

Ce face mai exact un manager de livrare a email-urilor?

Atribuțiile unui manager de livrare a email-urilor diferă de la companie la companie. În general, poziția aceasta presupune și atribuții cu un caracter mai tehnic, dar și misiuni speciale de consolidare a relațiilor cu alți manageri de același fel.

Managerii de livrare a email-urilor înțeleg foarte bine practicile Email Marketing-ului, nevoia de siguranță online și politicile anti-spam, dar în același timp au și cunoștințe tehnice cu privire la serverele de email și tehnologiile de filtrare. 

În România s-ar putea să nu vezi prea des această poziție, dar cele mai multe reclame ale posturilor de manager de livrare a email-urilor includ de cele mai multe ori următoarele atribuții pe care trebuie să le îndeplinească cei interesați să aplice:

  • administrarea rapoartelor email-urilor livrate zilnic, precum și succesul lor în rândul destinatarilor;
  • colaborarea pentru găsirea unor soluții de livrare cât mai eficiente, precum și descoperirea eventualelor probleme ce pot împiedica livrarea email-urilor;
  • menținerea unei relații strânse cu alte persoane cu poziții similare sau funcții cu roluri asemănătoare în cadrul companiei unde lucrează;
  • documentarea continuă în legătură cu ultimele practici din industrie și noile trenduri care apar în tehnologia telecomunicațiilor;
  • educarea clienților sau angajatorilor lor în legătură cu cele mai bune practici de email marketing și metode de a-și atinge țelurile financiare prin intermediul newsletter-elor;
  • participarea activă la întrunirile comunității care luptă împotriva spam-ului, la conferințe și la evenimente pe tema acestui subiect.

Toate aceste atribuții ale unui manager de livrare a email-urilor ajută expeditorii, respectiv companiile care angajează o astfel de persoană, să se asigure că email-urile lor nu-și ratează niciodată ținta și ajung în inbox la destinatar.

Astfel se poate crea o strategie de Email Marketing mai eficientă, care are ca scop nu doar informarea publicului cu privire la obiectivele unei companii, ci și generarea de venituri.

Pot face asta singur?

Cei mai mulți dintre clienții noștri nu sunt firme mari, cu bugete care să le permită angajarea multor oameni, și primim de multe ori întrebarea aceasta, dacă există soluții și pentru firmele mici, dacă pot să-și gestioneze singuri acest aspect.

În cele ce urmează voi explica cum am făcut pentru domeniul nostru – simplenet.ro – puteți urma aceiași pași pentru a vă gestiona reputația domeniului și a vă asigura că emailurile trimise de domeniul dvs ajung mereu în inbox la destinatari.

Am început prin a stabili cine trimite mailuri în numele domeniului simplenet.ro și care dintre aceste surse sunt valide.

De unde trimitem mailuri?

Sursele valide care trimit mailuri sunt:

  • noi înșine, prin clienții de mail de pe calculatoare sau telefoane (Outlook, Apple Mail etc)
  • site-ul WordPress
  • aplicația de gestiune a clienților
  • serviciul de trimis newsletter

Mailurile trimise de noi prin clienții de mail se trimit prin serverele Google, unde avem găzduirea email, deci nu sunt probleme în această privință.

Site-ul WordPress

Site-ul nostru nu trimite decât mailuri când lasă cineva un comentariu pe blog, însă alte site-uri WordPress, cum ar fi magazinele online, trimit și mailuri tranzacționale: notificări cu privire la comenzi, notificări cu privire la livrare, facturi etc. Aceste mailuri sunt foarte importante și ar trebui să ajungă în inbox la destinatar.

WordPress trimite în mod standard mailurile printr-o funcție PHP. De cele mai multe ori poate funcționa fără probleme, în special când găzduirea email e pe același server cu găzduirea site-ului, dar metoda nu este ideală, recomandăm cu insistență folosirea unui plugin WordPress pentru a trimite mailurile prin autentificare SMTP.

Noi folosim plugin-ul WordPress FluentSMTP pentru a forța WordPress să nu trimită mailuri prin metoda standard (wp_mail), ci prin autentificare SMTP, o metodă mai profesionistă ce asigură o rată de livrare mai bună.

Pluginul se poate configura să trimită prin serverul de mail aferent domeniului (Google în cazul nostru) sau prin alte servicii specializate pe trimiterea de emailuri cum ar fi Sendgrid, Sendinblue, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark etc.

Aplicația de gestiune a clienților

Această platformă trimite clienților noștri mailuri cu facturi, notificări de plată, răspunsuri la tichete de suport, deci mailurile trimise prin această aplicație sunt extrem de importante pentru afacerea noastră.

Am testat diverse soluții de-a lungul timpului, am făcut greșeli din care am învățat și am ajuns acum să trimitem aceste mailuri printr-un serviciu specializat – Postmark.

Printre serviciile testate de noi au fost: Mandrill de la Mailchimp, Amazon SES, Google, serverul propriu, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue, Postmark. Postmark e cel mai scump (1,25$ pe 1000 de mailuri), dar până acum e cel mai de calitate, cu cea mai mare rată de livrare în inbox.

Postmark e un serviciu strict pentru mailuri tranzacționale, deci nu se pot trimite mailuri în masă (newsletter) prin acesta.

Serviciul de trimis newsletter

Pentru newslettere folosim Mailchimp, un serviciu care e gratuit pentru maxim 2000 de abonați și maxim 10.000 de trimiteri lunare, suficient pentru nevoile noastre (trimitem destul de rar newslettere).

Mailurile se trimit prin serverele lor, am implementat intrările DNS necesare pentru validare.

Autorizarea surselor

După ce am stabilit care sunt sursele valide prin care trimitem mailuri, al doilea pas este să autorizăm aceste surse pentru ca filtrele antispam ale serverelor de mail ale destinatarilor să știe că mailurile trimise în numele simplenet.ro sunt chiar trimise de simplenet.ro.

Ce putem face aici este să implementăm intrările DNS necesare pentru ca sursa mailurilor să fie autorizată (SPF, DKIM).

SPF

Sender Policy Framework (SPF) is an email authentication method designed to detect forging sender addresses during the delivery of the email. SPF alone, though, is limited only to detect a forged sender claimed in the envelope of the email which is used when the mail gets bounced. Only in combination with DMARC can it be used to detect the forging of the visible sender in emails (email spoofing), a technique often used in phishing and email spam. SPF allows the receiving mail server to check during mail delivery that a mail claiming to come from a specific domain is submitted by an IP address authorized by that domain’s administrators. The list of authorized sending hosts and IP addresses for a domain is published in the DNS records for that domain.

Wikipedia

Intrarea DNS pentru SPF e în esență o listă cu serverele (IP-urile) care sunt autorizate să trimită mailuri în numele domeniului nostru.

v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.mtasv.net include:servers.mcsv.net -all

În cadrul exemplului de mai sus se poate vedea că sunt listate 3 surse autorizate să trimită mailuri în numele domeniului:

  • serverele Google (_spf.google.com)
  • serverele Postmark (spf.mtasv.net)
  • serverele Mailchimp (servers.mcsv.net)

DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) is an email authentication method designed to detect forged sender addresses in emails (email spoofing), a technique often used in phishing and email spam. DKIM allows the receiver to check that an email claimed to have come from a specific domain was indeed authorized by the owner of that domain. It achieves this by affixing a digital signature, linked to a domain name, to each outgoing email message. The recipient system can verify this by looking up the sender’s public key published in the DNS. A valid signature also guarantees that some parts of the email (possibly including attachments) have not been modified since the signature was affixed.

Wikipedia

Pe scurt, DKIM e o semnătură digitală pentru serverul de mail expeditor.

DMARC

Pe lângă validările SPF și DKIM se mai poate implementa DMARC, o unealtă pe care o folosim și noi o puteți găsi aici – https://dmarc.postmarkapp.com

Rapoartele primite de la serviciul de mai sus vă ajută să identificați sursele (cine trimite mailuri în numele domeniului dvs) și să blocați sursele ce nu sunt valide.

DMARC extinde cele 2 mecanisme (SPF și DKIM) pentru a vă permite să gestionați reputația domeniului dvs.

De exemplu, după ce am implementat DMARC pentru simplenet.ro, am văzut în rapoarte că există câteva sute de mailuri trimise săptămânal în numele simplenet.ro de la IP-uri din Rusia, China sau Vietnam, fără nicio legătură cu mailurile valide trimise efectiv de noi.

Am modificat intrarea DNS pentru DMARC astfel încât să blocheze aceste surse și să permită doar mailurile aliniate cu SPF și DKIM.

De obicei, aceste intrări DNS de tip TXT pentru SPF și DKIM există deja, sunt create automat de furnizorul de găzduire, dacă vorbim de găzduire shared, le puteți găsi în cPanel la secțiunea Zone Editor, de unde sunt gestionate intrările DNS aferente domeniului dvs.

Dacă sunteți clienți Simplenet și aveți nevoie de ajutor pentru implementarea acestor soluții, nu ezitați să ne contactați prin intermediul tichetelor de suport.

Concluzie

Din cauza creșterii spamului pe internet, filtrele serverelor de mail au devenit foarte stricte și fiecare proprietar de domeniu ar trebui să facă acest lucru – să-și gestioneze reputația domeniului pentru a se asigura că emailurile sale nu ajung în spam.

Serverele de email pot clasifica mailurile ca spam din cauza mai multor elemente:

  • lipsa autorizărilor și validărilor (SPF, DKIM, DMARC)
  • trimiterea agresivă de mailuri în masă
  • pe baza de conținut sau preferințele destinatarilor, dacă mailurile nu sunt citite în mod repetat, sunt șterse fără a fi citite sau sunt marcate ca spam; serverele de email învață aceste preferințe și încep să le filtreze ca spam

Este încă o responsabilitate pentru proprietarii de site-uri, dar dacă activitatea de business presupune folosirea intensivă a emailului, aceste operațiuni devin cruciale.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.