Cele mai căutate 10 tool-uri pentru munca de acasă pe timp de pandemie

Pandemia de coronavirus ne-a afectat modul în care muncim, socializăm și felul în care interacționăm. În ultima perioadă, odată cu izbucnirea pandemiei de coronavirus, tot mai multe persoane au fost nevoite să lucreze de acasă și să limiteze contactul direct cu alte persoane. Drept urmare, soft-urile care eficientizează munca de acasă sunt tot mai căutate, atât de angajați cât și de angajatori.

Mulți angajatori sunt conștienți de faptul că munca de acasă poate să nu fie la fel de eficientă ca cea de la birou și angajații au nevoie de cât mai mult sprijin și îndrumare, astfel încât munca remote să fie cât mai puțin stresantă și intuitivă. În acest scop, există câteva tool-uri care sunt recomandate pentru persoanele care muncesc de acasă, printre acestea se numără:

1. Google Docs

Google Docs este un editor de documente online gratuit care susține munca în echipă de la distanță, fiind unul dintre cele mai populare instrumente folosite de companiile din toată lumea, de freelanceri și antreprenori.

Google Docs permite echipelor să colaboreze în ceea ce privește crearea, editare și partajarea documentelor.

În Google Docs se pot lasă comentarii în timp real și fiecare membru al echipei poate fi etichetat și notificat prin email în ceea ce privește un anumit mesaj. În momentul în care sunt notificați, membrii primesc automat o alertă prin email.

Accesul în documentele Google Docs se face prin invitație, fie prin email sau printr-un link.

De ce merită să utilizăm Google Docs:

  • Are istoricul modificărilor în timp real și este disponibil și în modul offline
  • Acceptă dictarea mesajelor prin comandă vocală folosind funcția Google Voice
  • Poate fi descărcat atât pe iOs, cât și pe Android fiind ușor de folosit și pe mobil.

2. Slack

Slack este unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare care se folosește atât intern, în cadrul unei companii, cât și pentru persoanele care muncesc de la distanță.

Slack are mesagerie instantanee și oferă posibilitatea de a crea canale private sau publice pentru echipe și proiecte.

Acest tool permite distribuirea de fișer precum imagini, documente și videoclipuri, atât de pe computer cât și din Google Drive.

Slack mai oferă posibiltatea membrilor echipei de a comunica prin apeluri audio sau video și permite screen sharing-ul.

Câteva avantaje al acestui tool:

  • Are versiuni atât de desktop, web cât și mobil, permite integrarea aplicațiilor cum ar fi Gmail, Google Calendar, Office 365 și Trello.
  • Permite căutarea după cuvinte-cheie în interior mesajelor și acestea pot fi marcate cu stea sau puse în susul paginii.
  • Notificările se pot personaliza în funcție de nevoile fiecărui utilizator în parte.
  • Informațiile și datele personale se pot securiza prin autentificarea cu doi factori și conectare unică (SSO) pe bază de SAML. 

3. Trello

Trello este un instrument eficient pentru managementul proiectelor. Cu ajutorul Trelllo, utilizatorii pot să-și organizeze cât mai bine timpul și sunt capabili să administreze numeroase proiecte alături colegii de echipă. Aceștia au acces la „organizator” si pot face toate modificările pe care le doresc. 

Beneficii Trello:

  • Are selecții predefinite de șabloane de tablou de bord
  • Interfața este intuitivă și ușor de utilizat
  • Deține un flux de lucru automatizat încorporat
  • Utilizează autentificarea cu doi factori.

4. Asana

Asana este unul dintre cele mai utilizate instrumente pentru munca la distanță. Interfața atractivă și funcția „drag&drop” pun acest tool în topul preferințelor utilizatorilor.

Aplicația de project management este deosebit de intuitivă și cu ajutorul board-urilor sunt organizate listele de activități și sarcinile. O sarcină poate avea mai multe subsarcini. Cu ajutorul funcției Timeline se poate urmării progresul sarcinilor unui proiect și Google Calendar are grijă să nu fie depășite termenele limită.

Asana elimină utilizarea e-mailurilor din moment ce notificările pot fi setate pentru ca comunicare asupra proiectelor și sarcinilor să se desfășoare în timp real.

Beneficii:

  • Deține certificatul SOC 2 tip II pentru integrarea aplicațiilor Tableau, Office 365, Slack, Power BI și altele.
  • Conferă mai multe spații de lucru
  • Este disponibil pe Android și iOs
  • Automatizarea ajuta la simplificarea procesului de lucru, economisește timp și reduce erorile. 

5. Google Spreadsheet

Foile de calcul Google au aceleași caracteristici ca Google Docs, acestea evidențiază datele cu ajutorul graficelor și al diagramelor colorate. Au rolul de a simplifica sarcinile de rutină având formule încorporate și tabele pivot, ajutând astfel la economisirea timpului.

Toate modificările făcute în foile de calcul Google sunt salvată automat și istoriile de revizuire sunt sortate după dată și după persoana care a efectuat respectivele modificări. Mai mult, folie pot fi modificate și offline și se pot sincroniza automat în momentul în care utilizatorul este online.

Câteva avantaje ale foilor de calcul Google:

  • Au șabloane predefinite pentru realizarea bugetelor și a programelor
  • Sunt disponibile în Android și iOs
  • Funcțiile foilor de calcul pot fi extinse prin adăugarea unor suplimente cum ar fi Google Analytics și Lucidchard.

6. Basecamp

Basecamp este o platformă de management de proiect care a câștigat în popularitate în ultimii ani. Basecamp se promovează ca având toate lucrurile într-un singur loc, într-o platformă simplu de folosit și intuitivă.

Platforma este în special adresată celor care lucrează în echipe și munca fiecărui utilizator se poate împărți în proiecte separate, fiecare proiect conținând persoanele implicate, sarcinile, fișerele și discuțiile legate de respectivul proiect.

Aplicația deține un tabel de mesaje pentru anunțuri, un chat de grup, și un planificator al muncii pentru a eficientiza fluxul de lucru. Basecamp oferă posibilitatea de a converti emailurile în liste de rezolvat.

Alte beneficii Basecamp:

  • Automatizarea celor mai frecvente întrebări și a check-in-urilor pentru toți membrii echipei.
  • Instrumentele pot fi redenumite sau dezactivate
  • Permite setarea unor notificări personalizate
  • Se bazează pe simplitate în utilizare și încearcă să reducă, pe cât posibil, numărul de butoane.

7. Coggle

Coggle este un instrument online de mind-mapping care crește eficiența muncii în echipă. Acest instrument poate fi folosit atât pentru a lua notițe în timpul lungilor ședințe de la birou și pentru crearea de conținut. De asemenea, permite adăugarea unor noi colegi care îți pot aduce contribuția la crearea și editarea diagramelor.

Această platformă încurajează brainstorming-ul, luarea de notițe și planificarea proiectelor.

Coggle permite adăugarea mai multor puncte de pornire, la care se adaugă ramuri pentru a crea bucle, oferind posibilitatea de a insera texte și imagini în
afara diagramei.

Beneficii Coggle:

  • Este rapid de configurat și are o interfață intuitivă
  • Oferă un număr nelimitat de diagrame publice și permite încărcări de imagini
  • Utilizatorii au acces la istoria completă și aceasta poate fi restaurată
  • Diagramele pot fi convertite în fișiere PDF sau PNG.

8. TickTick

TickTick este un instrument care de gestionare a proiectelor care are ca motto „stai creativ, stai organizat”, încurajând în același timp munca în echipă.

Această aplicație permite crearea listelor de proiecte în colaborare cu alți membri ai echipei. TickTick are mai multe funcții pentru creșterea productivității printre care atribuirea de sarcini anumitor membrii ai echipei, marcarea nivelurilor de prioritate și setarea de mementouri.

Este disponibil pe toate platformele, fie ca extensie la Windows și Mac sau pe Android și iOs, Apple Watch, Chrome și Firefox, și pe suplimentele Outlook.

Printre avantajele TickTick se numără:

  • Sunt disponibile widget-uri mobile la care se adaugă setările pentru Siri și Quick Ball
  • Permite transformarea listelor de email în sarcini
  • Există un scor al productivității care ține cont de îndeplinirea sarcinilor într-un anumit interval de timp stabilit
  • Generează statistici în ceea ce privește eficiența muncii astfel încât se poate revizui și compara fluxul de lucru
  • Este gratuit de folosit în varianta basic, se plătește numai varianta premium care are funcții suplimentare.

9. Draw.io

Draw.io este un instrument online folosit pentru munca în echipă care permite desenarea de diagrame și poate fi integrat cu Googel Drive, Github, Trello și Drepbox.

Această aplicație permite realizarea a diferite tipuri de diagrame, printre care organigrame, diagrame de rețea și infografice.

Aplicația poate fi folosită și offline prin descărcarea aplicațiilor pentru desktop Draw.io, disponibile pentru extensie Microsoft, Linux, Macintosh și Google Chrome.

Alte avantaje Draw.io

  • Este tradusă în peste 30 de limbi
  • Interfața este personalizabilă nevoilor fiecărui utilizator
  • Utilizează funcția drag-and-drop
  • Deține o colecție mare de forme și șabloane
  • Este foarte utilă pentru a arăta, la nivel vizual, rapid și fără mult efort, fluxul de lucru al proiectului.
  • Este Open-Source.

10. Monday

Monday este o aplicație de management de proiect intens promovată care are la bază schimbul instantaneu de mesaje și posibilitatea de a crea tablouri cu sarcinile care trebuie realizate.

Aplicația are scopul de a ușura fluxul de lucru, permițând realizare de șabloane personalizate alături de funcția drag and drop.

O altă caracteristică utilă a aplicație este dată de faptul că sarcinile și proiectele pot fi urmărite în funcție de deadline. Aplicația mai oferă și automatizare pentru activitățile recurente.

Beneficii aplicației Monday:

  • Se poate folosi gratuit timp de 14 zile și banii se returnează integral în termen de 30 de zile
  • Utilizatorii noi au acces la numeroase tutoriale video
  • Poate fi integrată cu următoarele aplicații pentru extinderea funcționalității sale: Gmail, Slack, Google Calendar, Github și multe alte.
  • Informațiile și rapoartele sunt afișate sub formă de diagrame pentru a fi cât mai ușor de vizualizat
  • Folosește criptarea TLS și AES pentru creșterea măsurilor de securitate și poate fi activată autentificare cu doi factori. 

Concluzii

Munca în echipă n-ar trebui să fie o corvoadă pentru nimeni, chiar dacă se efectuează de acasă sau de la birou, aceste instrumente au rolul de a ușura procesul de lucru, în aceste vremuri tulburi cauzare de pandemia mondială de coronavirus. 

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.